Pracownicze Plany Kapitałowe są nową formą powszechnego oszczędzania, współfinansowaną przez pracowników i pracodawców, z dodatkowym udziałem środków państwowych. Zgromadzone środki będą wypłacane po osiągnięciu przez pracownika wieku 60 lat, planowane są wypłaty w ratach przez 10 lat.
Za kilka miesięcy pierwsi pracodawcy będą zobowiązani wdrożyć Pracownicze Plany Kapitałowe w firmach, kolejność wygląda następująco:
Pomimo że, od 1 lipca 2019 r. największe przedsiębiorstwa, zatrudniające co najmniej 250 osób powinny być przygotowane do zaoferowania PPK swoim pracownikom, warto już wcześniej zaplanować jak ten będzie wyglądać w praktyce u konkretnego pracodawcy.
Wdrożenie w zakładzie pracy Pracowniczego Planu Kapitałowego należy rozpocząć od zawarcia dwóch rodzajów umów. Pierwsza z nich to umowa o zarządzanie PPK, zawierana między pracodawcą a instytucją finansową. Drugą umowę o prowadzenie PPK podpisuje też pracodawca, ale zawiera ją w imieniu i na rzecz swoich zatrudnionych. Po wyborze instytucji finansowej i podpisaniu umowy należy zadbać, aby funkcjonujący w firmie program kadrowo-płacowy dostosować do obsługi modułu PPK, co umożliwi sprawne przekazywanie comiesięcznych składek.
Wszystko brzmi bardzo prosto: 2 umowy, wybór instytucji finansowej, dostosowanie programu. Wyzwanie zaczyna się na etapie wyboru odpowiedniego operatora – instytucji finansowej, na przeprowadzeniu rozmów ze stroną społeczną oraz zbudowaniu świadomości u pracowników, by zrozumieli ów produkt i świadomie wybrali. W takim przypadku przydaje się wiedza specjalistów – brokerów ubezpieczeniowych, którzy mają dostęp do szerokiej oferty proponowanej przez TFI i są w stanie przygotować stosowne rekomendacje oraz konsultacje z pracownikami i z Zarządem. Fachowa wiedza i wprawa przy wprowadzaniu takich mechanizmów w firmie, jest bardzo pomocna i może się okazać kluczowa przy skuteczności wprowadzania PPK.
Kolejny ważny etap wprowadzenia w firmie PPK jest rzetelna kampania informacyjna wśród pracowników. Tak jak wspominałem – to pracodawca w imieniu swoich pracowników zawiera umowy o prowadzenie funduszu i on też ma za zadanie dbać o odpowiedni poziom wiedzy w tym zakresie u osób zatrudnianych. Oczywiście to, że obowiązek ten spoczywa na pracodawcy oznacza, że może on korzystać w tym zakresie ze wsparcia podmiotów zewnętrznych, by informacje były bardziej merytoryczne i wyjaśniały wszelkie wątpliwości.
Istotne jest również, aby każdy zatrudniony posiadał wiedzę, iż został do PPK zapisany przez pracodawcę, ale może z niego w każdej chwili zrezygnować składając stosowną deklarację. Co ciekawe rezygnacja pracownika z PPK następuje na okres 4 lat, następnie trzeba ją przedłużyć, gdyż w przeciwnym razie ponownie zostaje on zapisany do programu.
Ostatni etap to przekazanie do instytucji finansowej załącznika do zawartej wcześniej umowy, którym będzie lista zapisanych do programu pracowników wraz z wykazem złożonych rezygnacji. Ważna jest comiesięczna aktualizacja tej listy, ponieważ to na jej podstawie dokonywane będą odliczenia z pensji oraz przelewy na rzecz zatrudnionych przez pracodawcę. Prawidłowe wdrożenie PPK w przedsiębiorstwie jest bardzo istotne, ponieważ obsługa PPK będzie polegała na comiesięcznych transakcjach pomiędzy firmą i instytucją finansową. Warto zadbać o jej jak największą automatyzację, aby nie była ona dużym obciążeniem dla pracowników działów kadrowo-płacowych, a mogła być postrzegana jako dodatkowy benefit pracowniczy.
Dla osób zajmujących się rozliczeniami płacowymi, wprowadzenie PPK, to sporo formalności. W pierwszej kolejności, zalecam kontakt ze specjalistą – brokerem, który pomoże w wyborze instytucji finansowej i przeprowadzi konsultacje z pracownikami. Następna kwestia to zbiór deklaracji o ewentualnej rezygnacji z PPK. Kolejna sprawa to wprowadzenie uczestników do systemu wybranego TFI oraz wprowadzenie nowych składników w listach płac oraz stworzenie zbiorówek do księgowości i do instytucji finansowej.
Co ciekawe składniki związane z PPK nie są, co miesiąc, takie same. Uzależnione są od wysokości pensji podstawowej w danym miesiącu oraz od wysokości otrzymanych premii. W przypadku gdy pracownik jest na zwolnieniu chorobowym od wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego nie nalicza się składki na PPK. Spodziewać się można zapewne aktualizacji systemów płacowych w tym zakresie, natomiast wiedza i przygotowanie osób rozliczających te składniki jest konieczna.
Należy wybrać brokera, który:
– przedstawi oferty instytucji finansowych i dopilnuje terminowości umów, dodatkowo da wsparcie merytoryczne przy konsultacjach społecznych i wdrożeniu na miejscu,
– da wsparcie w przeszkoleniu kadry, która zajmie się PPK, odpowiednio wcześniej, przed przystąpieniem do programu by usprawnić samo wdrożenie.
Co ciekawe ustawa jeszcze podlega interpretacjom i uszczegółowieniu, więc warto śledzić publikacje na ten temat na bieżąco. Pamiętajmy, że PPK może być benefitem pracowniczym i to od nastawienia samego pracodawcy zależy czy wykorzysta jego potencjał czy też nie.
Masz pytania dot. Pracowniczych Planów Kapitałowych? Chcesz rozpocząć z nami współpracę? Skontaktuj się z naszym biurem, a my pomożemy Ci płynnie wdrożyć PPK w Twojej firmie.
tel: +48 22 256 53 00
tel: +48 501 641 077
biuro@bezpieczenstwowbiznesie.pl
